Upravljanje Nabavkom

KOM – komercijala

Program KOM za automatizaciju poslovanja komercijale, povezan je sa ostalim delovima informacionog sistema. Koristi iste šifarnike komintenata, šifarnike artikala, razne šifarnike iz programa za robnomaterijalno knjigovodstvo (ROK) i fakturisanje (FAKT), ugovore iz programa DUGA itd. Za formiranje temeljnica i izveštaja koriste se kako podaci proknjiženi u okviru ove aplikacije, tako i podaci iz finansijskog knjigovodstva (FIPO), fakturisanja, otpreme i nabavke.

Aplikacija pokriva dva segmenta poslovanja komercijale: nabavku i prodaju.

1. 1. Nabavka: prihvatanje i obrada zahteva za nabavkom iz raznih delova sistema (proizvodnja, robno materijalno, prodaja, prodavnice, kritične zalihe), kako od dobavljača, tako i iz centralnog magacina. Odobravanja ovih zahteva u više nivoa odobravanja. Formiranje porudžbina. Veza sa MS Wordom koja se opciono može koristiti za štampanje kompleksnih porudžbina. Odobravanje porudžbenica u više nivoa odobravanja. Ažuriranje pristiglih količina, automatsko formiranje naloga za knjiženje promena u robno materijalnom knjigovodstvu na osnovu porudžbenica i obrađenih zahteva za nabavkom. Prioriteti nabavke. Ugovori sa dobavljačima. Minimalne i maksimalne zalihe.
   2. Prodaja: evidencija zahteva kupaca, obrada zahteva, formiranje ponuda i predračuna. Veza sa MS Wordom koja se opciono može koristiti za štampanje kompleksnih ponuda i predračuna. Evidencija uplata predračuna, aktiviranje i automatsko formiranje naloga za proizvodnju u proizvodnji ili naloga za otpremu, na osnovu prihvaćenih/uplaćenih predračuna ili ponuda. Ugovori sa kupcima. Za slučaj da u svoj informacioni sistem imate uključenu i B2B aplikaciju, tada će se zahtevi koji stižu iz B2B aplikacije slivati na ovo mesto i moći će da budu obrađeni kroz sistem. Možete podesiti prioritete kupaca u ovakvoj aplikaciji, što će se odraziti na reakciju sistema na zahtev koji dolazi iz B2B aplikacije: on se može tretirati kao zahtev kupca (nakon kojeg treba formirati ponudu, predračun itd), kao zahtev za slanjem predračuna ili kao zahtev za izradom otpremnice.

Program sadrži veliki broj izveštaja kako iz ove aplikacije, tako i iz ostalih delova informacionog sistema, koji su važni za komercijalno poslovanje.

ROK – robno materijalno knjigovodstvo

Program ROK je predviđen da maksimalno automatizuje evidenciju robe u veleprodaji, maloprodaji, carinskim magacinima i konsignaciji, kao i evidenciju materijala i gotovih proizvoda kod proizvodnih preduzeća. Sve promene koje tom prilikom nastaju, prosleđuju se u finansijski program, u nalog za knjiženje prema unapred zadatim šemama kontiranja.

Možete posedovati neograničen broj magacina i prodavnica. Svaki magacin može voditi robu po veleprodajnim, prosečnim ili planskim cenama. Prilikom prijema robe izrađuje se kalkulacija i po potrebi vrši nivelacija zaliha na poslednju VP cenu. Postoji mogućnost unosa devizne ulazne kalkulacije, prema fakturama dobavljača i dokumentima carine. Nakon promene cene mogu se odštampati etikete prema stanju u objektu ili po jedna za svaki artikal sa promenjenom cenom.

Otpremnica se vezuje za račun ili za maloprodajnu izdatnicu u Vašu prodavnicu. Komercijalni uslovi se mogu unapred definisati. U momentu fakturisanja možete korigovati prodajnu cenu što će automatski nivelisati samo izdatu količinu. Ako račun pišete prema ranijem predračunu, sve stavke će Vam unapred biti ponuđene. Pri tom, predračun je iz programa za komercijalu (KOM) ili fakturisanje (FAKT). Avansom plaćeni i ranije fakturisani iznosi se posebno evidentiraju i biće posebno označeni, iskontirani i zavedeni u PDV evidenciju.

Svaki dokument se detaljno pamti i može se uvek ponovo pregledati ili odštampati. Faktura, otpremnica ili prijemnica mogu se ponovo pogledati i odštampati bilo iz programa ROK, bilo iz programa FIPO ili nekog drugog programa koji u okviru izveštaja ima knjige KIF i KUF, odnosno finansijske kartice komintenta.

Pored navedenih temeljnica, u veleprodaji raspolažete i drugim kao što su knjižna pisma, prenosnice, povratnice, korekcije, trebovanja, itd. Korisnik sam podešava mnoge parametre u programu: počev od poreskog tarifnog sistema, šema kontiranja i konta na koja se knjiže stavovi, načina obračuna i iznosa akciza, pa do parametara kojima podešava rad programa prema svom načinu poslovanja.

Program sadrži sve neophodne finansijske i količinske izveštaje o promenama u magacinima i prodavnicama. Lager liste možete pretraživati na veliki broj načina. Takođe, možete ih štampati pri čemu možete odabrati jedan od ponudenih načina ili sami formirati izgled izveštaja. Za slučaj da imate veliki broj magacina ili prodavnica, dobro će Vam doći pregled raspoređenosti artikala po objektima. Iz programa se vodi i štampa Knjiga evidencija prometa robe (KEP) i izveštaji vezani za ekološku taksu ili izveštaji za otkup sekundardnih sirovina. Od ostalih izveštaja pomenućemo izveštaj o ulazima i izlazima sa lagerom na dan, rezervisane količine, dnevnici knjiženja po temeljnicama, artiklima i finansijskim stavovima, evidencija zaduženja po tarifama, knjige KIF, KUF, PDV evidencije, itd.

AB Soft izrađuje nove verzije programa kod izmena u zakonu na koje nije moguće prilagođenje podešavanjem parametara.

FAKT – fakturisanje

Iz programa FAKT možete raditi fakture na osnovu više otpremnica koje su urađene iz programa ROK. Na ove stavove možete dodati i stavove koji se odnose na izvršene usluge i na taj način kompletirati fakturu. Fakture možete formirati i samo za usluge.

Program FAKT omogućuje i izradu deviznih faktura, kao i finansijskih doknjiženja – knjižnih pisama. Iz njega možete uraditi i dinarske i devizne predračune i fakture za avansne uplate predračuna.

Kod izrade konačnih faktura i faktura za avansne uplate, dokument automatski dobija svoj ulaz u knjigu izlaznih faktura i istovremeno se formira nalog za knjiženje u programu FIPO, finansijsko knjigovodstvo. Knjiženjem ovog naloga formiraće se zaduženje na kartici kupca, koje će se kasnije pratiti iz programa za finansijsku operativu i na svim drugim mestima gde je ova informacija potrebna. Za slučaj fakturisanja po otpremnicama, formiraće se i proknjižiti stavovi koji se odnose na razliku u ceni.

Kod potrebe korekcije proknjiženih faktura, postoji mogućnost izrade knjižnog pisma.

Program ima opciju izrade predračuna uz praćenje naplate predračuna i automatskog generisanja naloga za izradu otpremnice u program ROK. Plaćeni artikli po nekom predračunu mogu rezervisati količine i ta rezervacija postaje automatski vidljiva u svim delovima sistema za koje je ta informacija od važnosti. Po potrebi, može se uraditi faktura za avansnu uplatu. Iznos ove fakture biće odbijen kod izrade konačne fakture, na odštampanom dokumentu. Takođe, biće posebno zaveden u PDV evidenciji.

Preduzeća kod kojih je prevashodna delatnost orijentisana na pružanje usluga, mogu iz ove aplikacije evidentirati izvršene usluge po ugovoru (program DUGA) i nakon toga dati nalog za fakturisanje, koji će automatski formirati stavove. Za preduzeća koja usluge isporučuju u više faza, moguće je praćenje realizacije ukupnog ugovorenog iznosa i fakturisanja po privremenim situacijama. Za dokumenta knjižena iz informacionog sistema AB Softa, mogu da se vezuju dokumenti kreirani u drugim softverskim alatima.

Sva urađena dokumentacija se pamti i dokument uvek možete pogledati ponovo na ekranu ili odštampati na štampaču na način kako ste to uradili kod originalnog dokumenta. Pored knjige izlaznih faktura koja se formira automatski, program ima i drugih izveštaja vezanih za fakturisanje i predračune.

FIPO – finansijsko knjigovodstvo

Program omogućuje vođenje kompletnog finansijskog knjigovodstva jednog ili više preduzeća, bez obzira na delatnost, veličinu preduzeća i obim knjiženja. Kontni plan, sintetički i analitički, kreirate i dopunjujete prema svojim potrebama.

Knjiženje naloga se može vršiti direktno iz izvorne dokumentacije, nakon čega se štampa nalog u uobičajenoj formi. Pozivanje na ugovor kod knjiženja nekog stava, automatski povezuje taj stav sa ugovorom koji je zaveden u programu DUGA za praćenje ugovora, što kompletira dokumentaciju o promenama po tom ugovoru. Ranije proknjižene naloge uvek možete pogledati na ekranu, ponovo odštampati, promeniti ili izbrisati.

Pregled sintetičkih i analitičkih kartica, uz kombinaciju sa organizacionim jedinicama, protivstavom ili tipom stava omogućuje Vam da dobijete veliki broj aktuelnih informacija. Unos organizacione strukture kroz šifarnike, pruža Vam mogućnost praćenja rezultata, prihoda i troškova, naplate i potraživanja po troškovnim ili profitnim centrima, kao i izrade periodičnih obračuna na takav način.

Posebne pogodnosti program pruža u praćenju kupaca i dobavljača, gde u svakom trenutku možete dobiti pregled dugovanja i potraživanja, izdvojiti potraživanja preko “n” dana, očekivani priliv u periodu, rang lista potraživanja (i dugovanja) i slično. Ukoliko koristite naše aplikacije za robno materijalno knjigovodstvo i fakturisanje (ROK i FAKT) tada na analitičkoj kartici komintenta možete pogledati dokumente (račune, otpremnice, prijemnice) u originalu i odštampati ih onako kako su bili odštampani kod izrade.

Izrada i štampanje zaključnih listova, dnevnika, raznih izveštaja iz glavne knjige za proizvoljne vremenske periode za celo preduzeće ili po profitnim ili troškovnim centrima, bilansa stanja i uspeha, u mnogome olakšava periodične obračune. Podaci proknjiženi u ovoj aplikaciji koriste se iz programa FINALIS (finansijska analiza) za formiranje dodatnih izveštaja.

Praćenje PDV evidencije je na kontima glavne knjige i putem knjiga ulaznih i izlaznih računa.

Program Vam dopušta da u Novoj godini, tokom januara i februara, knjižite podatke i iz nove i iz stare godine. Po predaji završnog računa, automatski će se iz stare godine formirati i proknjižiti nalog za prenos početnog stanja sa datumom 01.01.

Devizna verzija programa uključuje i devizno knjigovodstvo, sa vođenjem kursnih lista, deviznih kartica, kursiranjem, obračunom kursnih razlika, itd.

VIR – virmani

Program VIR je pomoćno sredstvo za praćenje plaćanja faktura i profaktura kao i svih ostalih plaćanja sa tekućeg računa po drugim osnovama (plate, porezi, doprinosi, takse, obračuni po ugovorima o delu i slično).

Zahtevi se formiraju na osnovu predračuna, računa ili po drugom osnovu. Ukoliko poslovni proces u kompaniji tako određuje, odobravanje zahteva određene osobe imaju pravo da od zahteva formiraju naloge za plaćanje. Ako organizacija u preduzeću ne nalaže formiranje zahteva, mogu se unositi i direktno nalozi za plaćanje. Aplikacija OZ povezana je sa aplikacijom VIR, tako što se nakon obračuna zarada iz aplikacije OZ u aplikaciju VIR prosleđuju nalozi za plaćanje.

Samo plaćanje može se obaviti putem e-bankinga – formiranjem fajla za e-banking ili kroz štampanu formu naloga za plaćanje. Kada je u pitanju e-banking, aplikacija VIR podržava preko 20 različitih e-banking softvera.

Pored formiranja fajla za e-banking, aplikacija VIR ima mogućnost i preuzimanje fajla o promenama na tekućem računu firme. Na osnovu ovog fajla formira se nalog za knjiženje dnevnog izvoda koji se šalje u aplikaciju FIPO. Na ovom nalogu konta i šifre komintenata popuniće se na osnovu informacije o tekućim računima komintenata koji se unose kada se unose podaci o komintentima kroz neki od programa. Podaci o tekućim računima mogu se preuzeti i sa sajta APRa.

Aplikacija VIR pruža mogućnost raspoređivanja troškova ulaznih faktura, vezivanje zbirnih uplata za više računa, evidenciju menica, a za javna preduzeća i korisnike budžetskih sredstava, RINO evidenciju. U deviznoj varijanti postoji mogućnost praćenja deviznih plaćanja.

OKAM – obračun kamata

Program OKAM predviđen je za obračun kamata, na osnovu jedne od više definisanih kamatnih tabela. Ako koristite program za finansijsko knjigovodstvo FIPO, možete koristiti podatke o računima i uplatama po računima proknjiženim u okviru ove aplikacije.

Iz programa se štampaju obračuni i tužbe. Za kompletnu evidenciju ovog dela poslovanja, program sadrži opciju iz koje se evidentiraju obračuni kamata dobavljača. Sve proknjižene obračune možete kasnije pogledati i ponovo odštampati.

DUGA – ugovori

Iz programa DUGA prate se ugovori koje zaključujete sa svojim komintentima. Ugovori mogu biti:

• ugovori prodaje (robe ili gotovih proizvoda),
• nabavke,
• za usluge drugih pravnih lica (npr. usluge održavanja),
• ugovori o delu kao i
• ostali ugovori.

Nakon što na ovom mestu unesete osnovne podatke o ugovoru i eventualno šta je i na koji period dogovoreno, iz ostalih delova sistema podatak postaje vidljiv, pa se pozivanjem na ugovore komintenata kod izrade ostale dokumentacije, automatski formira kartica ugovora, kako naturalnih pokazatelja, tako i finansijskih. Na primer, kod izrade otpremnice – fakture pozvaćete se na ugovor po kojem radite otpremu, a informacija o tome biće prosleđena i na finansijsku karticu komintenta. Ove informacije pratiće se između ostalog i iz programa DUGA, da biste mogli da pratite šta je ugovoreno, a šta je izvršeno.

Na ovaj način, DUGA ima upliva u skoro sve delove informacionog sistema – iz nje se unose ugovori i nakon toga prati realizacija koja nastaje u ostalim delovima informacionog sistema. Iz same DUGE prate se i ostale pravne promene po nekom ugovoru – aneksi i razni događaji tipa sudskih procesa i ostalog. Na ovaj način formira se još jedna komponenta kartice ugovora, a koja ne potiče od finansijskih ili naturalnih promena, već čisto pravnih.

Kada je reč o ugovorima o delu, tada se na osnovu unetih podataka o ugovoru o delu, mogu obračunati porezi i doprinosi i odštampati potrebna dokumentacija. Nalozi za plaćanje šalju se u aplikaciju VIR, kako bi se sproveli kroz e-banking.

Pored ovih, DUGA ima i druge interesantne izveštaje, a iz nje možete uvek pogledati izgled dokumenta u originalu.