Online Podrška Korisnicima
 Pretraga:  
Upravljanje dokumentacijom

Korišćenje AB Soft poslovnog informacionog sistema omogućuje ne samo potpuno zaokruživanje poslovnih procesa koji se tiču knjigovodstvene problematike, već automatizaciju pa samim tim i podizanje kvaliteta organizacije i ostalih poslovnih procesa. Upravljanje dokumentacijom je jedan od poslovnih procesa koji se, takođe, može veoma efikasno rešiti korišćenjem naših aplikacija.

Arhiviranje ulazne i sistematizacija izlazne dokumentacije, njihova integracija u poslovni informatički sistem je osnovni zadatak podsistema za praćenje dokumenata.

Ulazna dokumentacija se zavodi u knjigu ulaznih dokumenta i vezuje za skenirani original dokumenta. Original dokumenta se nakon toga odlaže u arhivu. Ukoliko je u pitanju ulazna faktura ili ulazni predračun, u svim delovima sistema koji dalje koriste ovu informaciju možete videti dokument u originalu i mesto na kojem ste ga arhivirali.

Za izlaznu dokumentaciju formiraju se tipovi dokumenata sa predefinisanim template-ovima koje korisnik sam kreira shodno svojim potrebama. Ovi tipovi dokumenata se koriste za formiranje izlaznih dokumenata (dopisi, ponude i slično). Na ovaj način, preduzeća koja u svom radu koriste MS Office za kreiranje izlazne dokumentacije i izveštaja neće biti nimalo uskraćena ako se odluče da dokumenta formiraju iz AB Soft aplikacija, već će u svom poslovanju dobiti kvalitet više - povezanost ovakve dokumentacije sa bazom podataka.

Na primer, u slučaju ponude, na osnovu evidentiranog zahteva interesenta, formira se ponuda, za koju se navodi kojem tipu dokumenta pripada. Kod složenih artikala, možete se pozvati na prethodno definisanu komercijalnu sastavnicu. Cene komponenata ili artikala formiraće se na osnovu komercijalnog cenovnika koji može biti opšteg karaktera, ili vezan za kupca za kojeg radite ponudu. Ovako formirana ponuda može se eksportovati u MS Word dokument koji će se formirati na osnovu template-a tipa dokumenta kojeg ste odabrali. Formirana ponuda postaje osnov za formiranje predračuna, a kasnije i naloga za proizvodnju, dok MS Word dokument ostaje trajno vezan za urađenu ponudu i može se pogledati i odštampati u originalu na svim mestima u informacionom sistemu gde je to potrebno.

Uvođenje ovakve organizacije u poslovanje dobija se novi kvalitet u poslovanju. Najpre, originalna dokumentacija se odlaže na unapred utvrđeno mesto, a na serveru ostaje trajno zabeležena slika dokumenta, vezana za bazu podataka, koja postaje dostupna iz raznih izveštaja u kojima se taj dokument pojavljuje kao knjigovodstveni ili dokument druge vrste. Nije potrebno da operateri poznaju organizaciju podataka na disku – korišćenjem operacija u aplikacijama koje su za njih namenjene, lako dolaze do slike originalnih dokumenata.  U svakodnevnom kontaktu sa kupcima i dobavljačima, nije potrebno tražiti dokumentaciju po fasciklama u kojima je odložena, dovoljno je pogledati bilo koju karticu poslovnih promena i kliknuti na ikonocu u Toolbaru – slika dokumenta, bez obzira da li je ulazni ili izlazni, pojaviće se na ekranu.

Druga velika prednost je unifikacija izlazne dokumentacije. Svi dokumenti koji izlaze iz kompanije mogu se klasifikovati i njihov izgled (template) uneti u sistem. Kada bilo ko od zaposlenih ima potrebe da pošalje dopis uradiće to kroz poslovnu aplikaciju, gde će prema vrsti dokumenta i šifri komintenta automatski dobiti popunjen obrazac u koji treba da doda tekst. Na ovaj način, dokument ostaje trajno vezan sa bazom podataka (a preko nje, sa karticama komintenata), dokumenti koje Vaši komintenti dobijaju su potpuno unificirani i imaju prepoznatljiv izgled, a u sistemu ostaje informacija ko je i kada dokument kreirao, i ko ga je zaveo odnosno poslao. Ako Vam ikada bude bilo potrebno da se na dokument ponovo pozovete ili ga pogledate odnosno odštampate, neće biti potrebno da pregledate originalnu dokumentaciju niti ćete morati na diskovima računara da tragate za dokumentom – dobićete ga iz izveštaja, klikom na ikonocu u Toolbaru.

 Prethodna strana  Vrh strane
  početna
Pogodnosti za Vas | Reference | Novosti | O nama | Kontakt
Programska Rešenja (ERP) | Proizvodi | Rešenja za mob. uređaje | Rešenja za web | Hardver | Fizička arhitektura IS | Microsoft | Odgovori na Vaša pitanja | eBilten | Podrška Korisnicima | Download | Opšti uslovi poslovanja
  ABSoft  |  Gospodara Vučića 21, Beograd, Srbija
  tel: 011 38 11 500  |  e-mail: office@absoft.rs
Autorsko pravo © 2017 ABSoft. Sva prava zadržana.